iContracts - решение для учета и согласования договоров

Решение iContracts предоставляет клиенту мощное и гибкое средство для учета и согласования договоров любых видов и типов. Типовая версия решения уже содержит функционал, покрывающий базовые потребности большинства организаций, так что остается лишь установить и настроить его в соответствии с конкретными требованиями заказчика. Вместе с тем, решение является достаточно гибким для того, чтобы внести в него необходимые доработки, учесть специфику конкретного клиента/ отрасли. Разнообразие настроек дает возможность ИТ-специалистам клиента сделать многое самостоятельно, без привлечения сторонних разработчиков и консультантов, что позволяет снизить конечную стоимость внедрения и стоимость владения.

Решение iContracts, в основе которого лежат DMS и Workflow, может использоваться в сочетании с SAP Portal, может быть интегрировано с различными модулями системы SAP, а функциональность согласования, являющаяся отдельной частью решения, можно использовать также и для согласования других документов и объектов системы SAP (например, счетов на закупку, служебных записок и т.д.)

Типы договоров

• Расходный
• Доходный

Документы в системе

• Исходный (основной) договор
• Дополнительное соглашение

Функциональный объем

• Ведение договоров
• Ведение доп.соглашений к договорам
• Согласование договоров
• Обработка замечаний согласующих лиц
• Хранение электронных образов документов (договора, счета)

Карточка договора

Данные документа

• Заголовок (БЕ, номера, даты, контрагенты, ответственные лица и проч.)
• Позиции (Список позиций документа)
• Файлы оригиналов (Word, Excel, PDF и т.д.)
• Соединения с другими SAP-объектами (документы, ОС, объекты имущества и т.д.)
• Статус документа (например, «Согласование», «Отправлен контрагенту», «Отклонен»)

Общая информация

• Иерархия документов (например, исходный договор и доп.соглашения к нему)
• История изменений в документе
• Постоянный контроль над договором (где он сейчас, кто его обрабатывает, сколько это продолжается …)

Виды договоров

• Возможность определить до 1,000 видов договоров (договор лизинга, купля-продажа ЦБ, услуги связи, охрана и т.д.)
• Соответствие видов договоров для видов документов
• Настройка обработки полей карточки договора в разрезе видов договоров
• Ответственные лица и подразделения по видам договоров
• Схема согласования «по умолчанию» для каждого вида договора

Дополнительные функции

• Ведение шаблонов договоров
• Интеграция с SAP ERP
• Рассылка уведомлений (например, письмо ответственному сотруднику бухгалтерии при расторжении договора)
• Отчетность

Гибкая настройка схем согласования

• Любое кол-во схем для использования
• порядок согласования
• ответственные лица (статические и динамические)
• ограничения по кол-ву согласующих (min, max)
• обязательные и необязательные этапы
• полномочия согласующего на этапе согласования
• настройка рассылки уведомлений по ходу процесса согласования

Процесс согласования

• Предварительная обработка схемы согласования «по умолчанию» (например, юрист добавляет в схему согласования текущего договора еще одного сотрудника)
• «Круги согласования» (например, договор отклоняют на 1-ом круге и согласуют на 2-ом)
• Полная история согласований: кто, когда и что сделал на очередном шаге? (с комментариями согласующего лица и обработчика)
• Просмотр хода согласования
• Лист согласования
• Обработка замечаний
• Обработка протокола разногласий

Функциональность согласования

• Stand-alone (самостоятельная) часть
• Возможность согласования любых других объектов системы: например, счетов на оплату (при минимальных доработках)
• Гибкая настройка и возможность расширения

Решение iContracts для управления договорами позволит Вам хранить в электронном виде всю необходимую договорную информацию, согласовывать различные документы, контролировать полный цикл работы с договором – от создания проекта и до окончания срока действия, получать необходимую оперативную и статистическую отчетность по договорам.